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财务处关于试行“不等候报销”方式办理报销业务的通知

[日期:2010-01] 来源:  作者: [字体: ]

校内各单位:
随着学校各项事业的快速发展,学校各类报销业务量也急剧增长,2009年度财务处完成近34亿元收入、近29亿元支出的核算,全年凭证量168,498张,会计记录数约678,343条,人均业务核算分录量达37,685条,人均资金核算量在全国高校中位居第一。去年财务处推出了网上预约报销模式,极大地方便了老师办理报销业务,受到了老师的欢迎。但随着"网上预约报销"系统的推广普及,其预约数量逐渐满足不了老师的需求。
为了向老师提供更加优质、方便、快捷的服务,使学校教职员工办理报销业务时不再排队等候,财务处将从2010年1月8日开始试行"不等候报销"方式办理报销业务。
"不等候报销"方式是指不需要在财务处现场等候的报销方式。采用该报销方式的前提条件是老师本着诚信自愿的原则,充分信任财务处工作人员的职业操守,并通过财务处网上预约报销系统进行预约;该方式的服务对象为我校的已成功绑定工号与中银交大联名卡卡号的教职员工;目前受理的报销业务暂时为现金报销业务、银行汇款业务、暂借款冲账业务和校内转账业务。
"不等候报销"方式的具体操作流程如下:
一、报销人员登录财务处网页-交大高级财务管理平台,点击"登录网上预约报销系统",在不等候报销指定预约窗口进行网上预约。不等候报销预约窗口的预约数量逐步增加,直至满足老师3天内的预约需求。
二、报销人员将报销原始票据封装在财务处专用信封袋内,完整填写专用信封袋上的信息,并将网上预约报销确认单附在专用信封上(预约报销确认单上添加进卡人员工号),交财务处指定接单位置--咨询台初审,并办理登记手续即可离开。
三、财务处会计核算中心操作人员根据专用信封内报销资料进行审核记账。
四、银行支付业务:银行出纳根据已复核的会计凭证,按要求打印银行贷记凭证或电汇单,一般在二个工作日内送交银行(需要大额审批的汇款业务除外)。
五、现金支付业务:财务处现金出纳根据预约报销确认单上进卡人员工号将报销款项转入受款人中银交大联名借记卡,一般24小时内到帐,非工作日顺延(需要大额审批的报销业务除外)。
六、报销款项所进的银行卡为此次学校给大家统一办理的中银交大联名借记卡。报销款进卡由财务处根据报销人员指定的受款人工号打卡,报销人员无需把银行卡留在财务处。
需要说明的几点情况:
一、若报销发票不符合财务报销条件,财务处操作人员会在专用信封袋上注明退件原因,并在二个工作日内与报销经办人员联系,及时退回报销发票。
二、若预约报销确认单上金额与财务处操作人员最终审核金额不一致,以财务处审核金额为最终报销金额。
三、请注意手机短信提示,财务处操作人员审核报销资料后若无问题,直接将报销金额转入中银交大联名借记卡,财务处不再另行通知。没有登记手机号码的请及时补办有关手续。
四、不等候报销指定预约窗口只针对不排队等候、不要求现场办理业务的人群。若需要现场办理业务的人员,请不要在不等候报销指定预约窗口进行预约。
五、财务处指定接单位置--咨询台一般每天仅受理预约日期当天的报销资料,请报销经办人员不要提前递交报销资料。
六、专用信封袋可以到分别至核算中心徐汇校区、闵行校区业务部的咨询台领取,也可以在财务处主页的"表格下载"栏目中直接打印信封封面资料,填写完整后粘贴在普通信封的封面上即可。

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